De ICT-afdeling groeit met een organisatie mee om in de behoeften te blijven voorzien. Jammer genoeg groeien de kosten meestal net zo hard mee. Vrijwel ieder bedrijf houdt zich bezig met kostenbesparing. Het terugdringen van de ICT-kosten is daar een voorbeeld van. Kosten terugdringen kan in veel gevallen prima zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van de geleverde kwaliteit. Zaak is dan wel eerst het helder in kaart te krijgen hoe groot de ICT-kostenpost precies is.
Het inventariseren van deze kostenpost is noodzakelijk voor een plan van aanpak om het voortaan met minder geld te doen. De ICT-kosten kunnen worden gecategoriseerd in zaken als hardware, infrastructuur, afschrijving, software, Cloud diensten, inrichtingskosten, personeel en beheer. Heb je dat eenmaal duidelijk in kaart, dan is ook uit te rekenen wat de gemiddelde ICT-kosten per werknemer zijn. Noodzakelijk als er plannen liggen om op deze afdeling te bezuinigen.
ICT-kosten per FTE
Gemiddeld genomen betaalt een organisatie 2600 euro per jaar per fulltime werknemer aan ICT-gerelateerde zaken. Dat bedrag is overigens exclusief bedrijfsspecifieke applicaties. Onder dit kostenplaatje vallen onder andere kosten voor het gebruiken van PC’s, bedrijfsprinters en internetaansluitingen. Ter illustratie: de gemiddelde computer kost gemiddeld tweehonderd euro per maand, per computer. Dat is een fors bedrag, als je rekening houdt met de aankoopprijs van een computer. De ICT-kosten zitten dan ook met name in bijkomende kosten als beheer, internet, stroom en software.
Ziekenhuizen betalen overigens fors meer per ICT-er: zo’n vijfduizend euro. Gemeenten spannen de kroon door gemiddeld zeven mille per fulltimer neer te leggen. Dergelijke bedragen nodigen nadrukkelijk uit tot bezuinigen. Neem alleen al licenties die voor veel geld aangeschaft worden om vervolgens slechts zelden gebruikt worden. Er kan vaak veel scherper ingekocht worden dan nu het geval is. Middels meer inzet van Cloud diensten is het goed mogelijk goedkoper te werken.
Een flexibel platform
Hoe dring je de kosten terug zonder dat dit ten koste gaat van de voorzieningen? Vaak is dat een kwestie van handiger omgaan met de aanwezige middelen. Neem bijvoorbeeld het creëren van een flexibel platform. Daarmee kan je af- of opschalen in tijden van groei en krimp. Azure van Microsoft is daar een goed voorbeeld van. Een dergelijk platform is handig als je voor een bepaalde periode (tijdelijk) extra servers nodig hebt. Wetend dat ze na die periode niet meer urgent zijn, werkt een flexibel platform echt ideaal.
Werk samen
In veel gevallen kan samenwerken ook voor een kostendaling zorgen. Om dat te realiseren is een duidelijke taakverdeling vereist. Vragen en opdrachten worden daardoor namelijk eerder opgepakt wat resulteert in een efficiënte inzet. Wie de efficiëntie wil verhogen kan een beroep doen op het Kanban systeem. Werkprocessen worden duidelijk in beeld gebracht en het team voert steeds evaluaties uit met als doel efficiënter te werken.
Pas als de manager beschikt over de juiste en relevante informatie over het gebruik van bijvoorbeeld applicaties, kunnen zaken meer inzichtelijk gemaakt worden. Pas dan kunnen er kostenbesparende keuzes worden gemaakt. In dat geval kan ook de afweging worden gemaakt om het aantal licenties aan te passen en onderzoeken of een applicatie de investering wel waard is. Soms kost het een bedrijf namelijk meer dan er met de besparing behaald kan worden.
Outsourcen
ICT-afdelingen worden door bedrijven soms nog steeds gezien als noodzakelijk kwaad. Een lastige afdeling die je bovendien kan afleiden van je corebusiness. Outsourcing van de ICT is daarom in veel gevallen een ideale uitkomst. Tegenwoordig is het zelfs mogelijk onderdelen van je ICT te outsourcen. Outsourcing zorgt in elk geval voor minder onverwachte kosten. Bovendien wordt betaald naar gebruik. Het contact met partijen die de outsourcing voor u kunnen bewerkstelligen levert vaak advies op over het verhogen van efficiëntie. Echter zal wie deze mogelijkheid serieus overweegt, zal helder op papier moeten zetten wat er van de partner wordt verwacht.
Schakel de hulp in van een ICT-specialist
Bezuinigen op de afdeling ICT is dus goed mogelijk. Het blijft wel maatwerk en het zal per organisatie verschillend zijn wat de beste manier is om meer geld over te houden zonder daarvoor kwaliteit in te leveren. Wil je weten hoe jij kan de ICT-kosten kan terug dringen in jouw organisatie? Op VindICTbedrijf.nl vind je een betrouwbare ICT-partner die je kan helpen bij kostenbesparing. Plaats een opdracht en binnen 48 uur nemen er drie gespecialiseerde bedrijven contact met jou op!
