Er komt steeds sneller en meer Software op de markt. Met die Software komen heel wat licenties kijken met hun eigen voorwaarden, prijzen en risico’s. Vergelijken wordt zo steeds moeilijker en omslachtiger. Heel wat organisaties begaan dan ook onbewust overtredingen tegen die licentievoorwaarden, niet geheel onlogisch binnen een dergelijke complexe materie. Hoe maak je een dergelijke warboel überhaupt beheersbaar en hoe beperk je het kostenplaatje? Licentiebeheer: ontwar de warboel en bespaar geld.
Een complex kluwen van onbeheersbaarheid
Inderdaad, een groot bedrijf heeft soms enkele honderden softwareleveranciers met verschillende producten (Bijv. Backup, Virtualisatie). Ieder product heeft zijn eigen productvoorwaarden, maar ook iedere leverancier heeft zijn eigen algemene voorwaarden die heel vaak slecht via de website of na wat opzoekingswerk te raadplegen zijn. Net zoals niemand de voorwaarden leest bij het installeren van Microsoft Office, is het ook voor een onderneming bijna onhaalbaar om voor al die softwareleveranciers alles door te nemen. Of toch niet?
De clausules in die licentieovereenkomsten kunnen uiterst grote gevolgen hebben, zeker bij overtreding ervan. Boetes bij gebruik van illegale software kunnen flink oplopen. En dan hebben we het hier alleen over de boetes (die uitgedeeld kunnen worden door BSA the software alliance) bij het niet naleven (compliant zijn) van licentievoorwaarden. En niet over de gevolgen voor de werking van je ICT-omgeving als bepaalde licenties bijvoorbeeld niet up-to-date zijn. Grondig te werk gaan is met andere woorden echt wel de boodschap. Maar hoe doe je dat?
Een goed licentiebeheer
Dergelijk onbeheersbaar kluwen ontwarren is geen appeltje eitje, integendeel. Met behulp van software asset management (SAM) ben je echter al een heel eind verder. Inzicht krijgen in de gebruiksfrequentie van applicaties kan in de eerste plaats al helpen bij de aanschaf of de verlenging van (nieuwe) licenties. Toch moet software asset management (SAM) nog een stap verder gaan. Het goed beheersen van de toepasselijke licenties kan immers resulteren in een fikse besparing.
Eigenlijk moet je even consequent te werk gaan als bij alle andere financiële contracten. Door onderstaande stappen te doorlopen kom je al een heel eind verder:
- Breng de noodzaak in kaart;
- Formuleer de aanbieders van een bepaald type software en verzamel contractinformatie;
- Voer voor iedere aanbieder een contractanalyse uit en vergelijk deze onderling;
- Maak een keuze en blijf wijzigende (algemene) voorwaarden opvolgen;
- Volg voortdurend het softwaregebruik verder op en analyseer opnieuw;
- Herhaal voorgaande stappen en houd ook rekening met nieuwe aanbieders.
Voorgaande stappen moeten de kosten voor jouw licenties helpen beheersen en een pak overzichtelijk maken. Onthoud daarbij dat dit een voortdurend proces is dat steeds doorlopen moet worden.
Maar ik heb daar toch geen tijd/personeel voor?!
Uiteraard moet de prioriteit nog steeds liggen bij de voornaamste activiteiten en de ondernemingsdoelstellingen. Anderzijds moet ook jij realiseren dat een goed software management onderdeel is van een goed bedrijfsbeleid. Het is begrijpelijk dat jij helemaal geen tijd of personeel (met software kennis)beschikbaar hebt om een en ander zelf op te volgen. Via VindICTbedrijf.nl kom je in ‘no time’ in contact met een echte licentiespecialist die een en ander voor jou kan bekijken. Plaats gratis je licentie-opdracht en ontvang offertes van ICT-bedrijven gespecialiseerd in Software licenties.
Terug naar overzicht
