Enterprise Resource Planning. Gaat er nog geen lampje branden? Lees dan – for your own sake – vooral verder. Een ERP-systeem is een softwarepakket die de belangrijkste informatie van verschillende afdelingen binnen een bedrijf samenbrengt. Met behulp van ERP wordt het bedrijfsproces geautomatiseerd met als doel het verhogen van de productiviteit en daarmee het reduceren van de kosten. Ook niet onbelangrijk: het helpt bedrijven om optimaal te voldoen aan de wensen van de klant. Kort samengevat brengt ERP alle bedrijfsprocessen samen.
Gegevens over productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden in één managementsysteem ondergebracht. Hierdoor kan het bedrijfsproces automatisch en efficiënt worden gemanaged. Er zijn verschillende benamingen voor dit managementsysteem: ERP-software, ERP-pakket of ERP-systeem. Pick the one you like!
De componenten van een ERP-systeem
Elke ERP-software bestaat uit een aantal basismodules. Hieraan kunnen verschillende modules worden gekoppeld die volledig aansluiten bij de automatiseringsbehoefte van een organisatie. Voorbeelden hiervan zijn Human Resource Management (HRM), Customer Relationship Management (CRM) of Supply Chain Management (SCM). Alle informatie kan vanaf één centraal punt worden beheerd, mits deze systemen worden gekoppeld aan het ERP-systeem.
De voordelen
De voornaamste reden om een ERP-software op te nemen in de bedrijfsvoering is dat het de organisatie effectiever én efficiënter maakt. Dit resulteert in zowel kosten- als tijdsbesparing en wie wordt daar nou niet vrolijk van? Alle informatie binnen het bedrijf is in het ERP-systeem gekoppeld en voor alle werknemers real-time beschikbaar. Als alle informatie op een consistente manier worden ingevoerd, kan de organisatie op een eenvoudige manier analyses uitvoeren om nieuwe inzichten te verkrijgen. En dat met slechts één druk op de knop.
Organisaties zonder ERP-software werken met verschillende systemen. In dat geval moeten de verschillende afdelingen de informatie apart invoeren. Het resultaat hiervan zijn meerdere databases met overlappende informatie. Het uitvoeren van analyses is in dat geval ook erg tijdrovend en je kent vast wel het gezegde ‘tijd is geld’.
De nadelen
De implementatie van een ERP-software heeft een grote invloed op een organisatie. Je wordt afhankelijk van één systeem en de leverancier hiervan. Afhankelijkheid wil je vermijden, maar het betekent ook dat er met een ERP-systeem slechts één verantwoordelijk aanspreekpunt is voor de totale automatisering.
Een ander nadeel is dat de implementatie van een ERP-software geen goedkope oplossing is. De aanschaf, hardware en benodigde uren zijn kostenposten waar rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast maken ook de training en het jaarlijkse onderhoud deel uit van de investering. Ook hier geldt het gezegde dat ieder nadeel een voordeel kent. Het is zeker waar dat er kosten gemaakt moeten worden voor het implementeren van een ERP-systeem. In ruil hiervoor krijg je een organisatie die effectief en efficiënt is. Zoals we al eerder aangaven, heeft dit juist kostenbesparing als resultaat.
Wie wel, wie niet?
Goed om te weten: een ERP-software is voor vrijwel elk type organisatie toepasbaar. In het verleden was een ERP-systeem alleen betaalbaar voor bedrijven met een flinke spaarpot vanwege de hoge investeringskosten.
Door de opkomst van de Cloud is het mogelijk voor een organisatie om de ERP-software te hosten. Vooral een voordeel voor kleine organisaties, omdat deze nu ook gebruik kunnen maken van de software. Er bestaan ERP-pakketten die aangeschaft kunnen worden voor slechts twee gebruikers. Zowel voor kleine bedrijven, het MKB als voor multinationals bestaan er zowel standaardoplossingen als op maat gemaakte ERP-pakketten.
Voorbereiding is een must
Het is een complex traject waarvoor een goede voorbereiding een vereiste is. Dit geldt voor zowel het management, als de werknemers die daadwerkelijk gebruik zullen gaan maken van het systeem. Om gebruik te maken van een goed functionerend ERP-systeem dat past bij jouw bedrijf is er maatwerk nodig.
Ben je geïnteresseerd in het implementeren van een ERP-systeem in jouw organisatie of heb je vragen over deze software? Gebruik VindICTbedrijf.nl bij het zoeken naar een goed ICT-bedrijf die jouw vragen kan beantwoorden en je kan helpen bij een effectievere én nog efficiëntere organisatie.
Terug naar overzicht
